メール返信は、1通あたり3〜5分かかる作業の積み重ねで、1日1時間近く溶かしていることもあります。AIに下書きを頼むだけで半分くらいに圧縮できます。
基本プロンプト
以下のメールへの返信を、丁寧だが冗長でない日本語で下書きしてください。
- 要点を先に伝える
- 相手の名前と社名は原文のまま
- 日時・金額は原文に記載があればそのまま使い、無ければ「後ほど確認して返信します」とする
- 署名は含めない
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[ここに受信メール本文]
トーン調整
硬すぎる・やわらかすぎる場合は、追加で「もう少しカジュアルに」「もう一段フォーマルに」と頼めば調整できます。相手との関係性を先に伝えておくと、一発で出せる率が上がります。
個人情報の扱い
社外クライアント宛てのメールをAIに渡すときは、相手の個人情報（電話番号、生年月日、住所）が本文に含まれていないか確認してから貼り付けてください。会社によってはAI利用のガイドラインに違反します。
引用の扱い
AIに全文を渡すと、過剰に引用を挟んできがちです。「引用は最小限、要点だけ」と明示すると、読みやすい返信になります。
ちなみに、グイラボの Stage 1 Claude Code 入門では、こうした「毎日の作業にAIを組み込む」実践を手を動かしながら学べます。